3 Sai Lầm Thường Gặp Khi Dự Trù Chi Phí Mở Quán Cafe

Mở quán cafe là một giấc mơ của nhiều người, đặc biệt là đối với những ai yêu thích không gian ấm cúng, hương vị cafe thơm ngon và muốn tạo dựng một đế chế riêng cho mình. Tuy nhiên, để hiện thực hóa giấc mơ này, bạn cần phải lên kế hoạch cẩn thận, trong đó dự trù kinh phí là một phần không thể thiếu. Việc dự trù kinh phí một cách chính xác sẽ giúp bạn kiểm soát dòng tiền, tránh rủi ro tài chính và lập kế hoạch kinh doanh hiệu quả. Bài viết này sẽ phân tích 3 sai lầm phổ biến khi lên kế hoạch dự trù chi phí mở quán cafe và cung cấp những hướng dẫn chi tiết để bạn có thể tránh những lỗi này và thành công trong việc kinh doanh.

1. Tầm quan trọng của việc dự trù kinh phí để mở quán cafe

Mở quán cafe là một công việc kinh doanh đầy tiềm năng, nhưng cũng ẩn chứa nhiều rủi ro. Việc dự trù kinh phí một cách chính xác là chìa khóa để bạn thành công trong lĩnh vực này. Dưới đây là một số lý do quan trọng giải thích tại sao dự trù kinh phí là điều cần thiết:

1.1. Kiểm soát dòng tiền

Dự trù kinh phí giúp bạn xác định rõ ràng số tiền cần đầu tư ban đầu và chi phí vận hành hàng tháng, từ đó bạn có thể quản lý dòng tiền hiệu quả. Bạn sẽ biết chính xác mình cần bao nhiêu vốn để bắt đầu kinh doanh, và cần dự trữ bao nhiêu tiền để chi trả cho các khoản chi phí hàng tháng. Việc kiểm soát tốt dòng tiền giúp bạn tránh tình trạng thiếu hụt vốn, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.

1.2. Tránh rủi ro tài chính

Bất kỳ dự án kinh doanh nào cũng tiềm ẩn những rủi ro nhất định. Việc dự trù kinh phí một cách đầy đủ sẽ giúp bạn đối phó với những rủi ro bất ngờ, tránh tình trạng vỡ nợ hoặc phải vay mượn để bù lỗ. Ví dụ, nếu bạn dự trù kinh phí cho sửa chữa thiết bị nhưng không đủ, khi thiết bị hỏng, bạn sẽ phải đối mặt với khó khăn về tài chính.

1.3. Lập kế hoạch kinh doanh hiệu quả

Dựa trên dự trù kinh phí, bạn có thể xác định rõ ràng mục tiêu kinh doanh, chiến lược thu hồi vốn, và lên kế hoạch phát triển lâu dài cho quán cafe của mình. Bạn sẽ biết được cần phải thu về bao nhiêu lợi nhuận mỗi tháng để đạt được mục tiêu. Từ đó, bạn sẽ có thể đưa ra những quyết định kinh doanh hiệu quả, phù hợp với tiềm lực tài chính của mình.

Tầm quan trọng việc dự trù kinh phí

2. 3 sai lầm phổ biến khi lên kế hoạch dự trù chi phí mở quán cafe

Nhiều người chủ quán cafe thường mắc phải những sai lầm cơ bản khi lên kế hoạch dự trù chi phí, dẫn đến tình trạng thiếu hụt vốn, ảnh hưởng đến quá trình kinh doanh. Dưới đây là 3 sai lầm phổ biến:

2.1. Ước lượng chi phí đầu tư ban đầu thiếu chính xác

Ước lượng chi phí đầu tư ban đầu là bước đầu tiên và rất quan trọng khi lên kế hoạch mở quán cafe. Sai lầm phổ biến nhất là underestimate hoặc overestimate các khoản chi phí, dẫn đến tình trạng thiếu hụt vốn hoặc lãng phí tiền bạc.

2.1.1. Bỏ qua các chi phí phụ

Nhiều người thường chỉ tập trung vào những khoản chi phí chính như thuê mặt bằng, mua sắm thiết bị, và quên mất các khoản chi phí phụ như:

• Tiền thuê luật sư để tư vấn pháp lý.
• Tiền thiết kế quán cafe.
• Tiền giấy phép kinh doanh.
• Tiền quảng cáo khai trương.
• Tiền mua hàng hóa ban đầu.
• Tiền trang trí, sơn sửa quán cafe.
• Tiền lắp đặt internet, wifi.
• Tiền mua đồng phục cho nhân viên.

2.1.2. Ước lượng chi phí vật tư

Sai lầm khi ước lượng chi phí vật tư (cà phê, sữa, đường, nước, ly cốc, ...) làm cho bạn lỡ hẹn với hiệu quả kinh doanh.

• Các bạn cần tìm hiểu giá cả, nguồn cung cấp vật tư ổn định.
• Dự trù chi phí cho các loại nguyên liệu chính theo công thức pha chế.
• Đánh giá lượng tiêu thụ trung bình mỗi ngày, mỗi tháng.
• So sánh giá cả giữa các nhà cung cấp và chọn lựa nhà cung cấp giá tốt nhất.

Bảng ước tính chi phí đầu tư ban đầu:

Ước lượng chi phí thiếu chính xác

2.2. Không tính toán đầy đủ chi phí vận hành

Chi phí vận hành là những khoản chi phí phát sinh hàng tháng để duy trì hoạt động của quán cafe.

2.2.1. Chi phí nhân sự

• Tiền lương nhân viên: phụ thuộc vào số lượng nhân viên và mức lương, chế độ đãi ngộ.
• Tiền bảo hiểm xã hội: tham khảo mức đóng bảo hiểm xã hội theo luật định.
• Tiền ăn uống của nhân viên: phụ thuộc vào mức lương và nhu cầu của nhân viên.

2.2.2. Chi phí mặt bằng

• Tiền thuê mặt bằng: phụ thuộc vào vị trí, diện tích và thời hạn thuê mặt bằng.
• Tiền điện, nước, internet: phụ thuộc vào mức tiêu thụ và giá cả thị trường.
• Tiền bảo trì, sửa chữa: chi phí sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ cho thiết bị và cơ sở hạ tầng.

2.2.3. Chi phí nguyên vật liệu

• Chi phí cà phê, sữa, đường, nước: phụ thuộc vào loại cà phê, chất lượng và số lượng tiêu thụ.
• Chi phí nguyên liệu pha chế khác: phụ thuộc vào loại đồ uống và công thức pha chế.
• Chi phí vật tư tiêu hao: bao gồm ly cốc, giấy ăn, ống hút, khay đựng, …

Bảng ước tính chi phí vận hành hàng tháng:

Không tính toán đầy đủ chi phí vận hành

2.3. Bỏ qua các khoản chi phí phát sinh

Ngoài chi phí đầu tư ban đầu và chi phí vận hành hàng tháng, bạn cần phải lưu ý đến các khoản chi phí phát sinh không lường trước. Việc dự trù cho các khoản chi phí phát sinh là rất cần thiết để tránh tình trạng thiếu hụt vốn hoặc phải vay mượn để bù lỗ.

2.3.1. Chi phí sửa chữa, bảo trì thiết bị

• Thiết bị pha chế, máy xay cà phê, tủ lạnh, máy lạnh... dễ hỏng hóc trong quá trình sử dụng.
• Hoặc cần phải bảo dưỡng định kỳ để đảm bảo hoạt động hiệu quả.

2.3.2. Chi phí marketing, quảng cáo

• Chi phí marketing, quảng cáo truyền thống: phát tờ rơi, treo banner, tổ chức event,...
• Chi phí marketing online: quảng cáo trên mạng xã hội, Google Ads, SEO,...

2.3.3. Chi phí bất ngờ

• Chi phí liên quan đến việc thay đổi menu, nâng cấp quán cafe.
• Chi phí phát sinh do sự cố ngoài ý muốn: thiệt hại do hỏa hoạn, thiên tai.
• Chi phí cho việc tăng lương, bổ sung nhân viên.
• Chi phí cho việc giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình kinh doanh.

Bỏ qua khoản chi phí phát sinh

3. Hướng dẫn lên kế hoạch dự trù chi phí mở quán cafe chi tiết

3.1. Xác định loại hình quán cafe

• Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu: tuổi tác, giới tính, thu nhập, sở thích, nhu cầu,...
• Xác định phong cách quán cafe: hiện đại, cổ điển, vintage, truyền thống,...
• Xác định loại hình quán cafe: cafe take away, cafe sách, cafe acoustic,...

3.2. Chọn địa điểm

• Vị trí: gần trường học, khu dân cư, văn phòng, trung tâm thương mại,...
• Diện tích: phù hợp với loại hình quán cafe và số lượng khách hàng mục tiêu.
• Giá thuê mặt bằng: phù hợp với khả năng tài chính và tiềm năng kinh doanh.

3.3. Ước lượng chi phí đầu tư ban đầu

• Thuê mặt bằng: bao gồm tiền thuê mặt bằng, tiền đặt cọc, tiền sửa chữa, cải tạo,...
• Thiết bị: bao gồm máy pha cà phê, máy xay cà phê, tủ lạnh, máy lạnh, bàn ghế, ...
• Nội thất: bao gồm bàn ghế, sofa, đèn trang trí, tranh treo tường, rèm cửa, ...
• Hàng hóa ban đầu: bao gồm cà phê, sữa, đường, nước, ly cốc, túi giấy,...
• Chi phí pháp lý: bao gồm giấy phép kinh doanh, đăng ký thương hiệu, bảo hiểm,...
• Chi phí marketing, quảng cáo: bao gồm thiết kế website, quảng cáo trên mạng xã hội,...

3.4. Ước lượng chi phí vận hành hàng tháng

• Chi phí nhân sự: bao gồm tiền lương nhân viên, tiền bảo hiểm xã hội, ...
• Chi phí mặt bằng: bao gồm tiền thuê mặt bằng, tiền điện, nước, internet,...
• Chi phí nguyên vật liệu: bao gồm chi phí cà phê, sữa, đường, nước, ly cốc, ...
• Chi phí marketing, quảng cáo: bao gồm chi phí quảng cáo trên mạng xã hội, ...
• Chi phí bảo trì, sửa chữa: bao gồm chi phí sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ cho thiết bị và cơ sở hạ tầng.

3.5. Dự trù chi phí phát sinh

• Chi phí sửa chữa, bảo trì thiết bị
• Chi phí marketing, quảng cáo
• Chi phí bất ngờ

Hướng dẫn lên kế hoạch dự trù chi phí

Lên kế hoạch dự trù chi phí mở quán cafe là một công việc cần thiết và đòi hỏi sự cẩn thận. Việc dự trù kinh phí chính xác sẽ giúp bạn kiểm soát dòng tiền, tránh rủi ro tài chính và lập kế hoạch kinh doanh hiệu quả. Bạn cần phải tránh 3 sai lầm phổ biến đã nêu trên và tham khảo hướng dẫn chi tiết để có thể dự trù kinh phí một cách hiệu quả. Chúc bạn thành công trong việc mở quán cafe!

GIA DỤNG HOÀNG VIỆT - NHÀ PHÂN PHỐI NỘI THẤT GIÁ RẺ

Địa chỉ: 156 đường số 17, phường Tân Kiểng, Quận 7, TP. HCM

Di động: 0937 58 48 37 - 0933 71 43 71

Máy bàn: (028) 3771.0948

Email: giadunghoangviet@gmail.com

Facebook: https://www.facebook.com/giadunghoangviet

Website: https://giadunghoangviet.com/ 

Gia Dụng Hoàng Việt chân thành cảm ơn và rất hân hạnh được phục vụ Quý khách.

MỜI QUÝ KHÁCH XEM THÊM CÁC SẢN PHẨM KHÁC CỦA CHÚNG TÔI TẠI ĐÂY: